Cómo ayudarnos a priorizar el trabajo

A propósito del experimento que les propongo para este mes, quisiera compartirles  algunas de las herramientas que me han ayudado a organizarme y planificarme. Y más importante aun, espero que como a mí, les ayuden a priorizar sus tareas y balancear sus actividades con un estilo de vida más saludable y pleno.

Aplicaciones para una mejor organización

  • Todoist: es una agenda digital. Permite anotar y organizar tus tareas y actividades en el calendario, especificar la hora del evento y ordenarlas en categorías o proyectos. Tiene una interfaz grata a la vista, sencilla y fácil de usar. Está disponible para Android, iPhone, MAC e inclusive PC. Sin importar desde donde la utilices, se actualizará en todos los dispositivos donde esté instalada la aplicación.

Ahora, lo que tiene un valor especial para mí son las etiquetas de importancia que permite asignarles a las entradas. Vienen en tres colores: rojo (prioridad 1), naranja (prioridad 2) y amarillo (prioridad 3). Siguiendo los consejos del esencialismo, lo ideal es concentrarse en tres actividades por día. Sé que no es fácil aprender a priorizar, aprender a simplificar nuestra rutina de trabajo, a llevar a la práctica la idea del menos es más, pero vale la pena probarlo. Cuando nos enfocamos en muchas cosas a la vez, nuestra cabeza va de aquí para allá. Nos creemos los reyes del multitasking, pero en realidad no nos damos cuenta que no se trata de tachar cuantos pendientes tengamos en la agenda. Se trata de practicar el mindfulness, de concentramos en una cosa a la vez con toda nuestra presencia. Se trata de ser eficientes y efectivos, sin quemarnos en el proceso.

Por ello, podemos aprovechar estas etiquetas de importancia para ayudarnos a no colocar más de tres actividades por día. A veces, cuando una tarea es muy sencilla y se completa rápidamente, la coloco como cuarta (sin etiqueta de color), mas es una opción a utilizar con mucha cautela.

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  • PomoDone: esta herramienta es similar a un cronómetro, pero con un poco más de sofisticación. De hecho, busca poner en práctica la técnica del pomodoro (sesiones de 25 minutos de trabajo más 5 minutos de descanso). Estudios han demostrado que el cerebro mantiene la concentración por períodos de 90 minutos. De esta forma, al utilizar PomoDone podemos cronometrar el trabajo en períodos de 30 minutos (con el break incluido) y una vez superemos los 3 pomodoros (90 minutos), el break aumenta a 30 minutos a manera de refrescar la mente.

¿Qué me gusta de esta herramienta?

  1. Se sincroniza, entre otras aplicaciones, con Todoist. Todas tus tareas del día te aparecerán automáticamente en PomoDone y podrás simplemente activar el temporizador.
  2. Trabajar en pomodoros ayuda a concentrarse en esa única actividad, por lo que disminuimos el ruido y las distracciones.
  3. Nos ayuda a cumplir o a regalarnos breaks, que de lo contrario, no tomaríamos. Esto claramente ayuda a aligerar la carga mental y enfocarnos con más facilidad a la hora de trabajar. Además, nos ayuda a prevenir el agotamiento mental. Aquí, más razones para tomarse un break (artículo en inglés).

Screenshot_PomoDone1

Screenshot_PomoDone2

¿Conoces alguna otra herramienta similar que facilite el trabajo y nos reduzca el ruido informativo? Compártela en la sección de comentarios.

6 comentarios en “Cómo ayudarnos a priorizar el trabajo

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