La daily: otra práctica ágil en familia

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Hace un tiempo les compartí la primera práctica ágil formal que incorporamos en la familia. Se trata del Family Meeting. En esta reunión hacemos un análisis de nuestra semana en términos de lo que logramos y apreciamos. Asimismo, nos preparamos para afrontar los desafíos de la semana siguiente.

Precisamente para afrontar lo que sea que tengamos que afrontar en esta nueva semana, hemos puesto en marcha otra práctica ágil. Hoy les presento nuestra Daily. Pero primero, ¿por qué adoptar prácticas ágiles? O mejor dicho ¿por qué ese apellido ágil?

La manera en que yo lo veo es así. La agilidad como filosofía de vida o mentalidad se centra en el esencialismo, en el menos es más. El minimalismo es algo que desde hace unos años hemos integrado en nuestra forma de ser. ¿Cómo puedo hacer las cosas simples, cómo puedo concentrarme en disfrutar de los pequeños detalles de la vida? ¿Cómo puedo soltar todas esas cosas extras y ruidosas del día a día? En estas preguntas centro mi práctica esencialista; volver a los valores y principios, quedarte con lo que funciona, desapegarte de lo que no necesitas y así dar espacio para lo que sí valoras y contribuye a la abundancia.

Sin entrar en detalles de marcos de trabajo, la agilidad te permite trabajar de manera tal que puedas ser efectivo y adaptable. Desde mi punto de vista (como no experta en el tema más practicante al fin), las prácticas ágiles que hemos adoptado dan un poco de orden al caos, sin volverse rígidas. Son estructuras flexibles que te ayudan a tener un hábito de trabajo, un orden, un foco más claro, y aun así llevarte por los vaivenes de la marea. Entremos entonces de lleno en la práctica que les quiero compartir.

 

Nuestra Daily

Primero, deben saber que mi esposo y yo compartimos un tablero. Se ve más o menos así: 

Tablero

Tablero

Como pueden ver, consta de cinco columnas: 

Columnas

Columnas del tablero

Proyectos

En la primera, colocamos nuestros proyectos. Por ejemplo, en mi caso un proyecto es el blog. Otro es una categoría más abierta y personal, aquí entra cualquier tarea que me corresponda hacer, tareas administrativas o de casa, lo que sea que no tenga que ver con la escritura. Y finalmente, comparto el Family Sprint con mi esposo. En este proyecto colocamos las tareas conjuntas.

La segunda columna es el Inbox. Aquí colocamos las tareas pendientes por cada proyecto. A continuación, tenemos la columna de Vital Few. Nosotros establecimos que en esta columna, por lo mismo de que se trata de lo esencial y vital (y lo prioritario no pueden ser muchas cosas), podemos colocar un máximo de tres tareas. 

La columna que le sigue es aun más decantada. La llamamos Laser Focus y no puede contener sino una tarea. Y no es una tarea por proyecto, sino una ÚNICA tarea elegida entre todos los proyectos vigentes. Por eso ahí apuntamos nuestro láser. Finalmente, la última columna es la columna de Done o finalizado. 

 

¿Cómo funciona el tablero?

En el inbox vaciamos las tareas que están pendientes por hacerse. Luego, entre esas tareas seleccionamos hasta un máximo de tres y pasamos esos post-it a la siguiente columna de Vital Few (en esta columna pueden haber tres tareas por cada proyecto al mismo tiempo). Estas tareas son nuestra prioridad. En la medida de lo posible, estimamos que todo lo que está en esta columna es lo que completaremos en el sprint actual. Vean el sprint como una carrera con un tiempo definido. Nuestros sprints duran una semana. Entonces, estas son las tareas que buscamos completar antes de culminar la carrera al final de la semana. 

El alcance es variable, por eso hablé de “en la medida de lo posible”. Esto significa que no pasa nada si no terminamos todas las tareas que estimamos. Al mismo tiempo, esto nos permite mejorar nuestra predictibilidad y no caer en la famosa planning fallacy o falacia de la planificación (básicamente subestimar el tiempo que nos toma hacer una tarea).   

Al principio de cada sprint, en nuestro caso los lunes, establecemos cuál va a ser el objetivo de ese sprint, es decir, qué queremos lograr esa semana. Escribimos el objetivo en un post-it y lo colocamos en la esquina superior izquierda arriba de los proyectos. 

Objetivo

Objetivo del sprint

Sigamos el recorrido. Una vez que hemos seleccionado las tareas más importantes, viene la Daily. Cada mañana, antes de iniciar el trabajo propiamente tal, nos paramos frente a nuestro tablero y respondemos las siguientes preguntas:

 

  1. ¿Qué hice ayer que contribuyó a alcanzar el objetivo del sprint?
  2. ¿Qué voy a hacer hoy para contribuir a alcanzar el objetivo del sprint?
  3. ¿Existe algún impedimento o riesgo que evite que no alcancemos el objetivo?

 

Como pueden darse cuenta, la práctica comienza con una breve reflexión del trabajo realizado. Luego, establecemos cuál va a ser el foco del día. Y para esto, movemos el post-it con la tarea seleccionada a la columna de Laser Focus. Si en el día culminamos esa tarea, podemos arrastrar alguna otra de nuestra columna Vital Few a Laser Focus. Cada vez que culminemos una tarea la movemos a la última columna de Done. Por último, si identificamos algún impedimento o riesgo, la idea es buscar una manera de removerlo para alcanzar el objetivo establecido.

 

¿Por qué les he querido compartir esta práctica?

En mi camino por encontrar el balance entre hábitos, sistema, estructura y flexibilidad, la Daily me ha permitido mantener el foco durante la semana. Esto a su vez, me brinda una mayor oportunidad de sacar el trabajo importante. Verás, cuando eres tu propio jefe y no tienes fechas tope tan marcadas, es muy fácil desviarse. Es muy fácil perder consistencia y dejar el show up. Al recordarme todas las mañanas cuál es mi objetivo de la semana, puedo canalizar de mejor manera mis pensamientos para llevarlos en la orientación deseada. 

Aun si tienes un trabajo con horarios y fechas en el calendario, la Daily es una práctica que te puede ayudar a organizarte mejor y priorizar. Es más, desde que empezó la pandemia, no he dejado de escuchar que las personas tienen más trabajo que antes. Pues bien, con más razón es necesaria una práctica que te ayude a visualizar el trabajo pendiente, a tomar mejores decisiones sobre qué necesitas hacer en este momento y mantenerte en ese barco para lograr mayor efectividad. Además, es dinámica y divertida. Más aun, te lleva a la reflexión y mejora continua.

Entonces, ¿cómo vas con tu camino ágil y esencial?


Enlaces:

Family Meeting

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