Finanzas fit: Cómo llevar un presupuesto

[Querido lector, este post es un poco largo, pero también contiene varias imágenes. Me disculpo de antemano, pero las explicaciones son necesarias].

Como les comenté en la entrada anterior, nos vamos a dedicar a hablar sobre finanzas. ¿Por qué? Porque mi valor principal es el bienestar, y este, es un gran componente de mi vida extraordinaria. Así que aquí vamos.

Hace tiempo me topé con Dave Ramsey, pero nunca había leído su libro hasta hace poco. Debo admitir, sin embargo, que nunca hemos estado en los aprietos de muchas de las familias que comparte en su libro. Nuestro nivel de deuda era ínfima comparado con todas esas historias. Verán, en Estados Unidos, al igual que en Chile, en mi opinión, existe una gran cultura de consumismo. La diversidad de productos financieros es abrumante. Y para los que no sabemos de finanzas, es la oportunidad perfecta de convertirnos en conejos de india. Al fin y al cabo, ¿quién lee las letras pequeñas si ni siquiera sabemos dónde están?

Ramsey estructuró un sistema de siete pasos para guiar a las personas a dejar las deudas atrás y tener unas finanzas saludables. Sin embargo, antes de empezar con esos pasos, hay una cosa que hacer: el presupuesto.

Él recomienda lo que llama presupuesto cero. Sin saber su nombre, eso es lo que estaba haciendo la verdad, pero déjenme contarles nuestra evolución.

Nuestro presupuesto

Así se veía nuestro primer presupuesto:

Siempre hemos utilizado Excel. Así que como pueden ver en la parte inferior de la imagen, construimos una serie de fórmulas y listados para que al registrar cada gasto o ingreso se fueran sumando y mostrándonos los montos de las cuentas en tiempo real. A la izquierda, registrábamos cada transacción y eso se iba reflejando en el cuadro a la derecha mes a mes. En este último cuadro a la derecha, teníamos los saldos de las cuentas, las categorías de gastos y nuestros ahorros. No voy a entrar en más detalles porque como dije, este fue nuestro primer cuadro y ha evolucionado mucho desde entonces.

Veamos cómo luce nuestro presupuesto ahora.

No les voy a mentir. El Excel tiene una serie de fórmulas un tanto complejas, así que les explicaré los elementos importantes. Pueden usar nuestro formato como plantilla.

Hojas de Excel

Fíjate en la parte inferior de la imagen anterior. Cada hoja tiene su propósito.

  • Flujo de caja: esta es la vista principal. Aquí colocamos los montos presupuestados por categoría. Asimismo, podemos ver lo que vamos gastando, cuánto queda disponible, los saldos de las cuentas, en fin, nuestros ingresos y gastos. La vista actual muestra enero. A medida que pasa el año, iremos agrupando las filas para que siempre se vea el mes en curso. 
  • Registro: en esta hoja anotamos todas las transacciones, es decir, cada gasto o abono que hacemos en el mes. Cada transacción consta de su fecha, el mes (del 1 al 12) al que corresponde, su categoría y una breve descripción. Dependiendo de si la transacción fue un gasto o un abono, colocamos el monto en la columna de débito o crédito. Finalmente, completamos la última columna con la cuenta bancaria que se afectó con esa transacción. Si utilizas efectivo, podrías incluirlo aquí. 
  • Ahorros: en esta pestaña llevamos un control de nuestros ahorros e inversiones. La idea es saber cuánto queremos o necesitamos ahorrar y si es posible establecer cuánto tiempo nos va a tomar (o cuánto tiempo disponemos para ahorrarlo). Luego, gracias a las fórmulas podemos saber de forma automática cuánto tendríamos que presupuestar por categoría en un mes dado para llegar al objetivo en la fecha establecida. La última columna de ubicación la utilizamos para saber en dónde están alojados esos ahorros o inversiones. 
  • TC: La idea, si gustaras seguir los pasos de Dave Ramsey, es no usar tus tarjetas de crédito, es decir, no tener deudas. Suponiendo que siguieras usándolas, puedes llevar un registro de las compras en esta hoja. 

Las últimas dos hojas son para facilitar el diseño y automatización de todo el documento del presupuesto. 

Cómo utilizar nuestro documento

Puedes descargar nuestro modelo de presupuesto aquí.

Si te manejas con Excel, verás que contiene fórmulas por todas partes. De hecho, casi todos los títulos, categorías, etc. están con fórmulas. Todo lo que sean nombres de cuentas, ingresos, gastos y demás van en la hoja de listas. Así que primero dirígete a esa hoja y coloca tus categorías. Te coloqué algunos nombres de referencia. 

No deberías necesitar modificar la hoja de Fórmulas. De hecho, te recomiendo que lo evites. Esta última hoja hace toda la magia de la automatización del presupuesto posible. Por supuesto, si tus categorías de gastos, cuentas, ahorros o inversiones superan el número de filas actuales, tendrás que agregar más filas en la hoja de fórmulas y asegurarte que las fórmulas se hayan pegado en estas nuevas filas que agregaste. 

Tip: Si necesitas hacer espacio para nuevas filas, arrastra las filas que ya contienen datos en lugar de cortarlas y pegarlas más abajo. Así evitas quebrar las fórmulas.

Luego, diríjate a la hoja de flujo de caja.

A final de cada mes, arma tu presupuesto. Las categorías y montos presupuestados pueden variar por mes. La idea entonces es que tomes tus ingresos y los distribuyas entre tus gastos, ahorros e inversiones hasta que no quede ni un centavo, es decir, que te quede en cero.

Ahora, solo tienes que comenzar a registrar tus transacciones y ver cómo se va afectando tu flujo de caja. Te coloqué un ejemplo en la hoja de Registro. Si usas tus tarjetas de crédito o tienes objetivos de ahorro e inversión, ve completando las hojas correspondientes.

NOTA: es importante que agregues el saldo inicial de tus cuentas bancarias la primera vez (los meses subsiguientes se hace automático). Asimismo, agrega tus ingresos, no solo gastos, para que todas las fórmulas hagan su trabajo y veas saldos certeros y en tiempo real.

Yo actualizo el registro de transacciones una vez por semana. Así, no te llevas sorpresas. Y para no llevarte sorpresas, también procura no modificar los montos presupuestados a menos que sea realmente necesario. La idea es que lo que presupuestaste es lo que puedes gastar en esa categoría. A final de mes puedes hacer ajustes para el siguiente. Este es un consejo de Ramsey, pero como practicante de su método te puedo decir que ayuda a evitar gastos innecesarios y aprender a retardar la fiebre de la satisfacción instantánea. 

Si tienes alguna duda sobre el cuadro, puedes dejarnos un comentario en la sección al final del post. Te invito a que descargues el Excel y juegues un poco con él para familiarizarte. La explicación suena más difícil de lo que es. Ya hicimos el trabajo arduo de formular todo para que tú solo tengas que completar. También puedes buscarte alguna otra plantilla o hasta llevar el presupuesto en papel. Tú elige lo que se te acomode. Lo importante es, ¡lleva un presupuesto!

Últimos tips

  • Es usual tener categorías como ropa, entretenimiento y otros gastos variables; por variables quiero decir que no son montos fijos como el arriendo, internet y otros. En nuestra experiencia, presupuestar un monto para cada una de esas categorías abiertas nos resulta restrictivo y estresante e inclusive difícil de predecir. Por eso, ahora tenemos una categoría que llamamos Jackpot. Es un cochinito o un pote que contiene todos estos gastos variables porque no todos los meses puede que necesitemos comprar ropa, por ejemplo. 
  • A veces tenemos suscripciones que pagamos una vez al año o el seguro médico, por ejemplo. Divide lo que debes pagar entre 12 meses y ahorra ese monto mes a mes para que no te caiga el gasto de golpe. Cuando toque pagarlo, ya tendrás ese monto total ahorrado sin ahogar tus finanzas. El mismo principio aplica para vacaciones o compras grandes que quieras realizar. Todos estos casos es lo que colocamos como Sinking Funds (elige el nombre que quieras). 

Happy budgeting! Haz de la gestión de tus finanzas algo divertido. No tiene por qué ser un martirio.

3 comentarios en “Finanzas fit: Cómo llevar un presupuesto

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