Borrón y cuenta nueva

¿Has tenido momentos de caos que lo que necesitas es borrar todo y empezar de cero?

A veces la vida nos lanza una serie de desafíos al punto que comienzan a acumularse y desbordarse. Miramos a nuestro alrededor y vemos desorden, caos, descontrol. Tenemos muchas actividades y tareas que hacer en nuestro trabajo. Abandonamos un poco nuestras responsabilidades en casa y de repente se vuelve el reflejo de nuestro estado interior. Los pendings personales quedaron en el olvido, generando ruido mental. Llegan los fines de semana y lo que provoca es estar completamente echados en cama durante dos días enteros por el cansancio.

A esto es lo que yo llamo caos. ¿Cómo enfrentarlo? Cada quien de seguro tendrá una forma que se adapte a sus necesidades. En mi caso, me gusta llamarlo borrón y cuenta nueva. Cuando tenemos las cosas desordenadas, no hay mejor solución que poner orden. Parece simple y obvio, pero en medio del desastre, esa pequeña ventanilla a veces no parece estar tan al alcance.

Baby Steps

Para poner orden, hay que comenzar poco a poco o el proceso se tornará muy abrumador. Tal vez podría ayudarte el hacer una lista con todas las cosas que tienes en mente, pendientes, tareas, diligencias, deseos, sueños, etc.

Una vez que me he sacado todo de encima, puedo enfocarme en mi estrategia o plan para volver a un cierto estado de tranquilidad y estabilidad. Estamos de acuerdo en que no podemos controlar los resultados de las cosas, mas una cierta estabilidad nos ayuda a encarar nuestras responsabilidades de manera sana.

Mi paso a paso

  1. Organizar mi tiempo: me gusta armar ciertos bloques de trabajo en mi semana. Aun cuando puedan modificarse o las horas flexibilizarse, me da una cierta estructura de las actividades de mi día. De esta forma, siento que mentalmente todo tiene su lugar, espacio y posibilidad de realización. Ver más aquí.
  1. Retomar mis herramientas de calendarización y trabajo (Todoist y PomoDone): es muy posible que a estas alturas PomoDone haya quedado en el olvido y Todoist muestre cualquier cantidad de tareas por día. ¿Qué hacer entonces? Primero, repasemos Todoist. ¿Hay alguna manera de simplificar las tareas y actividades que tenemos para la semana o para hoy? Tal vez pusimos muchas tareas, ¿pero se completan rápidamente como para justificar que se salgan de nuestra regla de prioridades? Una opción es colocar una tarea un poco más general y adjuntarle notas (en caso de tener la versión paga de la aplicación).

En la medida de lo posible, sería prudente colocar tres tareas por día. En Todoist se le pueden asignar colores a las tareas para indicar su prioridad. Son tres/cuatro colores: rojo (prioridad 1), naranja (prioridad 2), amarillo (prioridad 3) y sin color (prioridad 0). Si aprovechamos este elemento podemos ayudarnos a mantener nuestras tareas bajo “control”.

Luego, entra PomoDone al juego. Al estar sincronizado con Todoist, lo único que tenemos que hacer es abrir la aplicación, seleccionar la tarea a realizar y darle play. Nos ayudará a mantenernos enfocados en esa única tarea y por ende, a ser más productivos. Además, incluye nuestros minutos de descanso para ayudar al cerebro a repotenciarse durante el día.

Si quieres más información sobre estas aplicaciones, revisa este post anterior.

3. Revisar mis hábitos y sistemas: al mirar en retrospectiva, uno se da cuenta del camino recorrido y de lo mucho que ha avanzado. Esto aplica no solo a las actividades realizadas y experiencias vividas, sino también a elementos más pequeños de nuestro día a día, como son nuestros hábitos y sistemas, fundamentales para el éxito de nuestra jornada. Si no me has escuchado/leído hablar de sistemas y hábitos, visita estos enlaces.

Ahora, ¿qué sucede cuando tu rutina se ve trastocada (¡por suerte!)? Es posible que hayan notado que evito utilizar la palabra rutina. Para mí, una rutina es un tanto aburrida y estancada. Es imaginarse día tras día haciendo exactamente lo mismo, en el mismo orden. Y desafortunadamente, eso es lo que hacemos más o menos. Sin embargo, así como dicen que las palabras tienen poder, pues para mí resulta más poderoso hablar de sistemas como esa serie de comportamientos y actividades que te permiten dirigirte hacia tu norte. Tal vez cepillarse los dientes sea rutinario. Mas, también es necesario (no entraré en detalles del porqué).

Mi punto es que por lo mismo que las rutinas nos encasillan, es bueno de vez en cuando menearlas un poco. No obstante, ese meneo puede traer un pequeño caos o desorden momentáneo. Sarna con gusto no pica, está claro. Pero, volvemos al tema de la estabilidad, tan deseada por nosotros, que por algo nos cuesta salirnos tanto de nuestra zona de comodidad.

No nos desviemos del tema…

Para que nuestras responsabilidades y actividades sigan su curso, inevitablemente necesitamos un sistema, nos guste o no, sea estático o no, lo podamos dinamizar o no, nos organice o trastoque. ¿Cómo retomar y recuperar los hábitos ya formados? Pues, si ya están formados, pero simplemente los descuidamos un poco, es muy probable que vuelvan casi solos. En otras palabras, bastaría retomarlos. Los hábitos que construimos están para quedarse contra viento y marea. Eso sí, es posible que requieras ir despacio. A lo mejor retomarlos todos al mismo tiempo sea mucho para lidiar.

Por su parte, es muy posible que tuvieras otros hábitos que estaban bien encaminados, mas no tan fortalecidos como los otros. Allí, sí te va a tocar estudiar tu ciclo y curva de formación de hábitos que te muestro en los enlaces anteriores para traerlo de vuelta.

Por ejemplo, mi sistema matutino puede perturbarse como sea, pero llevo mucho tiempo practicándolo y claramente ejerce beneficios para mí. Por ende, solo me ha bastado determinación para ponerlo en su lugar. Ahora, otros hábitos como mi sistema nocturno sí tiene algunos tornillos flojos. Pues, lo que toca es apretarlos y completar los que falten.

4. Recordar mi norte: ¡soñar es gratis! Por ende, recordar aquello que nos impulsa y motiva es un buen comienzo para encaminarnos. ¿Cómo hacer que tu día valga la pena? Te hago otra pregunta para responder la primera. ¿Qué es aquello por lo que vale la pena para ti trabajar de forma incansable? Ese sueño, esa realidad… Ese norte sirve como energía para darle sentido a nuestro esfuerzo; tener el norte en mente, pero disfrutando el camino hacia la cumbre. Saber que algo hicimos, por más pequeño que sea, por seguir caminado, por showing up, vale la pena. Es acostarse y decir, este día lo valió.

5. Revisar los pendings: Más arriba les comentaba sobre hacer una lista con todo lo que ocupa su espacio mental. Pues, de vez en cuando, según la frecuencia que necesiten, hay que revisar esos pendings. Si alguno se puede realizar, correspondería asignarle una fecha en el calendario. Si ya no son pertinentes, los eliminamos. Y los que no podemos accionar en este momento, sabemos que allí están para cuando nos toque procesar y revisar la lista nuevamente.

Por último…

6. Levantarme y… keep walking!

Y tú, ¿qué haces para ordenar tu caos? ¿Qué te motiva, qué te impulsa, a dónde quieres llegar? Compártelo.

Cómo ayudarnos a priorizar el trabajo

A propósito del experimento que les propongo para este mes, quisiera compartirles  algunas de las herramientas que me han ayudado a organizarme y planificarme. Y más importante aun, espero que como a mí, les ayuden a priorizar sus tareas y balancear sus actividades con un estilo de vida más saludable y pleno.

Aplicaciones para una mejor organización

  • Todoist: es una agenda digital. Permite anotar y organizar tus tareas y actividades en el calendario, especificar la hora del evento y ordenarlas en categorías o proyectos. Tiene una interfaz grata a la vista, sencilla y fácil de usar. Está disponible para Android, iPhone, MAC e inclusive PC. Sin importar desde donde la utilices, se actualizará en todos los dispositivos donde esté instalada la aplicación.

Ahora, lo que tiene un valor especial para mí son las etiquetas de importancia que permite asignarles a las entradas. Vienen en tres colores: rojo (prioridad 1), naranja (prioridad 2) y amarillo (prioridad 3). Siguiendo los consejos del esencialismo, lo ideal es concentrarse en tres actividades por día. Sé que no es fácil aprender a priorizar, aprender a simplificar nuestra rutina de trabajo, a llevar a la práctica la idea del menos es más, pero vale la pena probarlo. Cuando nos enfocamos en muchas cosas a la vez, nuestra cabeza va de aquí para allá. Nos creemos los reyes del multitasking, pero en realidad no nos damos cuenta que no se trata de tachar cuantos pendientes tengamos en la agenda. Se trata de practicar el mindfulness, de concentramos en una cosa a la vez con toda nuestra presencia. Se trata de ser eficientes y efectivos, sin quemarnos en el proceso.

Por ello, podemos aprovechar estas etiquetas de importancia para ayudarnos a no colocar más de tres actividades por día. A veces, cuando una tarea es muy sencilla y se completa rápidamente, la coloco como cuarta (sin etiqueta de color), mas es una opción a utilizar con mucha cautela.

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  • PomoDone: esta herramienta es similar a un cronómetro, pero con un poco más de sofisticación. De hecho, busca poner en práctica la técnica del pomodoro (sesiones de 25 minutos de trabajo más 5 minutos de descanso). Estudios han demostrado que el cerebro mantiene la concentración por períodos de 90 minutos. De esta forma, al utilizar PomoDone podemos cronometrar el trabajo en períodos de 30 minutos (con el break incluido) y una vez superemos los 3 pomodoros (90 minutos), el break aumenta a 30 minutos a manera de refrescar la mente.

¿Qué me gusta de esta herramienta?

  1. Se sincroniza, entre otras aplicaciones, con Todoist. Todas tus tareas del día te aparecerán automáticamente en PomoDone y podrás simplemente activar el temporizador.
  2. Trabajar en pomodoros ayuda a concentrarse en esa única actividad, por lo que disminuimos el ruido y las distracciones.
  3. Nos ayuda a cumplir o a regalarnos breaks, que de lo contrario, no tomaríamos. Esto claramente ayuda a aligerar la carga mental y enfocarnos con más facilidad a la hora de trabajar. Además, nos ayuda a prevenir el agotamiento mental. Aquí, más razones para tomarse un break (artículo en inglés).

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¿Conoces alguna otra herramienta similar que facilite el trabajo y nos reduzca el ruido informativo? Compártela en la sección de comentarios.