Cómo ayudarnos a priorizar el trabajo

A propósito del experimento que les propongo para este mes, quisiera compartirles  algunas de las herramientas que me han ayudado a organizarme y planificarme. Y más importante aun, espero que como a mí, les ayuden a priorizar sus tareas y balancear sus actividades con un estilo de vida más saludable y pleno.

Aplicaciones para una mejor organización

  • Todoist: es una agenda digital. Permite anotar y organizar tus tareas y actividades en el calendario, especificar la hora del evento y ordenarlas en categorías o proyectos. Tiene una interfaz grata a la vista, sencilla y fácil de usar. Está disponible para Android, iPhone, MAC e inclusive PC. Sin importar desde donde la utilices, se actualizará en todos los dispositivos donde esté instalada la aplicación.

Ahora, lo que tiene un valor especial para mí son las etiquetas de importancia que permite asignarles a las entradas. Vienen en tres colores: rojo (prioridad 1), naranja (prioridad 2) y amarillo (prioridad 3). Siguiendo los consejos del esencialismo, lo ideal es concentrarse en tres actividades por día. Sé que no es fácil aprender a priorizar, aprender a simplificar nuestra rutina de trabajo, a llevar a la práctica la idea del menos es más, pero vale la pena probarlo. Cuando nos enfocamos en muchas cosas a la vez, nuestra cabeza va de aquí para allá. Nos creemos los reyes del multitasking, pero en realidad no nos damos cuenta que no se trata de tachar cuantos pendientes tengamos en la agenda. Se trata de practicar el mindfulness, de concentramos en una cosa a la vez con toda nuestra presencia. Se trata de ser eficientes y efectivos, sin quemarnos en el proceso.

Por ello, podemos aprovechar estas etiquetas de importancia para ayudarnos a no colocar más de tres actividades por día. A veces, cuando una tarea es muy sencilla y se completa rápidamente, la coloco como cuarta (sin etiqueta de color), mas es una opción a utilizar con mucha cautela.

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  • PomoDone: esta herramienta es similar a un cronómetro, pero con un poco más de sofisticación. De hecho, busca poner en práctica la técnica del pomodoro (sesiones de 25 minutos de trabajo más 5 minutos de descanso). Estudios han demostrado que el cerebro mantiene la concentración por períodos de 90 minutos. De esta forma, al utilizar PomoDone podemos cronometrar el trabajo en períodos de 30 minutos (con el break incluido) y una vez superemos los 3 pomodoros (90 minutos), el break aumenta a 30 minutos a manera de refrescar la mente.

¿Qué me gusta de esta herramienta?

  1. Se sincroniza, entre otras aplicaciones, con Todoist. Todas tus tareas del día te aparecerán automáticamente en PomoDone y podrás simplemente activar el temporizador.
  2. Trabajar en pomodoros ayuda a concentrarse en esa única actividad, por lo que disminuimos el ruido y las distracciones.
  3. Nos ayuda a cumplir o a regalarnos breaks, que de lo contrario, no tomaríamos. Esto claramente ayuda a aligerar la carga mental y enfocarnos con más facilidad a la hora de trabajar. Además, nos ayuda a prevenir el agotamiento mental. Aquí, más razones para tomarse un break (artículo en inglés).

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¿Conoces alguna otra herramienta similar que facilite el trabajo y nos reduzca el ruido informativo? Compártela en la sección de comentarios.

El qué, cómo y porqué de una vida plena

Todos queremos ser felices y poder llegar al final de nuestros días sin ningún arrepentimiento por cómo vivimos. Mas, ¿qué significa llevar una vida plena?

Probablemente, cada uno de nosotros tendrá su propia concepción. Para mí, una vida plena se sostiene sobre dos pilares: el mindfulness y el esencialismo.

Mindfulness o atención/conciencia plena es una filosofía, nacida en el budismo, la cual se enfoca en vivir el presente con atención y aceptación. A través de ella, nos permitimos experimentar y enfocarnos en cada momento y situación sin importar lo que esté sucediendo, sin importar si nos gusta o no… Como dice Kabat-Zinn, gran representante de esta práctica, “donde quiera que vayas, ahí estás”.

Cada segundo de cada día se nos cierran puertas y se nos abren ventanas y solo si estamos conscientes de ello, podremos apreciar el milagro de la vida. Recordemos que no existen buenas o malas experiencias, solo experiencias, oportunidades de crecimiento, oportunidades para darle sentido a nuestra existencia. Tal como señala el mismo autor en su libro Midfulness en la vida cotidiana, “para encontrar el camino que debemos seguir, deberemos prestar más atención al momento presente. Este es el único momento que disponemos para vivir, crecer, sentir y cambiar”.

Existen varias formas de practicar el mindfulness en tu día a día. Dos de sus prácticas formales son la meditación y el yoga. A través de ellas, nos concentramos en nuestra respiración y nos conectamos con nuestro cuerpo, siendo estos los elementos que nos trasladan a nuestro presente inmediato. Cabe acotar además que la meditación tiene efectos positivos para la salud. Ayuda a la concentración y con el tiempo genera cambios estructurales en el cerebro, puesto que permite la formación de nuevas neuronas.

Les recomiendo buscar centros donde se practique la meditación zen para ayudarse a iniciarse en la práctica. Y si el yoga les interesa, pues aquí les dejo una muy buena opción. Para los que no viven en Chile, de seguro encontrarán opciones para estas prácticas en Internet. Si deseas practicar tu conciencia plena, la ayuda externa puede servirte como agente motivador y guía.

En relación al segundo pilar, Greg McKeown nos introduce de forma clara e interesante los principios y prácticas del esencialismo. Su libro no se lo pueden perder. El esencialismo nos invita a colocar nuestros esfuerzos en lo prioritario y a eliminar todo lo demás. Nos enseña a decir que no y nos conduce por la senda de la tan trillada pero verdadera frase de menos es más. Pues, en este mundo de constantes estímulos y bombardeo informático, cada vez es más crucial y necesario simplificar, y este es un tema que seguiremos tratando en este blog.

No dejar pasar los días como si nada, eliminar el ruido, generar nuevas neuronas… ¿aun necesitas más razones de por qué llevar una vida plena? Inspírate aquí.

Vive como si esperaras llegar a los cien años, pero estuvieras listo para morir mañana – Ann Lee